1.- La solicitud de ayuda se realizará a través de los agentes de ventas implantados en el territorio de la Comunidad Autónoma de Extremadura. A estos efectos la entidad colaboradora seleccionada por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio establecerá con ellos convenios de colaboración a través de sus asociaciones o individualmente.

2.- Mediante el correspondiente convenio de colaboración con la entidad colaboradora se regularán las condiciones y obligaciones asumidas por ésta, pudiendo contemplarse en dicho instrumento de colaboración que la transferencia de fondos por parte de la Comunidad Autónoma de Extremadura a la entidad colaboradora para que ésta realice el pago de las ayudas, se efectúe anticipadamente, no siendo necesario que por parte de aquélla se constituya garantía

3.- El agente de ventas del vehículo se hará cargo de la documentación requerida al comprador para justificar el derecho a la subvención y deberá registrarlo en el sistema informatizado de gestión. El expediente de cada operación incluirá como mínimo la siguiente documentación:

• Duplicado o copia compulsada de la factura de venta que deberá reflejar al menos la fecha de venta, los datos del concesionario (CIF y sello original), los datos del beneficiario (nombre y apellidos, DNI o CIF), los datos del vehículo, marca y modelo, y el desglose del coste del vehículo, reflejando el IVA.
• Ficha técnica del vehículo a adquirir.
• Certificado de destrucción del coche que se achatarra, emitido por el centro autorizado de tratamiento correspondiente.
• Declaración responsable del beneficiario de encontrarse al corriente de sus obligaciones ante la Hacienda Pública estatal y autonómica y la Seguridad Social. 
• Declaración responsable del beneficiario en que acredite que le han sido aplicados los descuentos correspondientes.
• Cuando el solicitante sea una persona jurídica, será necesario aportar copia compulsada de la escritura de constitución o modificación de la sociedad donde figure su domicilio social vigente. 
• Cuando el solicitante sea un persona física, Certificado de empadronamiento en cualquiera de los municipios de la Comunidad Autónoma de Extremadura.
•  Aquélla que considere necesaria la entidad colaboradora al efecto del mejor control de cada operación.  

4.- El agente de ventas descontará del precio del vehículo el importe de la ayuda a la que tiene derecho el beneficiario del siguiente modo:

• En la factura deberá figurar el descuento practicado por el fabricante o importador (1.000 euros) sobre el precio franco-fábrica.
• Sobre la  cantidad resultante se aplicarán los impuestos previstos en las normas fiscales vigentes.
• Sobre la nueva cantidad resultante, se practicará la deducción de las ayudas del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio y de la Comunidad Autónoma de Extremadura.

La deducción de las ayudas públicas serán adelantadas al comprador por parte del agente de ventas y serán liquidadas cada 15 días por la entidad colaboradora, previo registro por parte de aquél en el sistema de gestión de la documentación justificativa referida.

5.- Registradas las solicitudes por parte del agente de ventas, la entidad colaboradora verificará que se cumplen los requisitos establecidos en el Real Decreto 2031/2009, de 30 de diciembre, y en el Decreto 82/2010 y procederá al envío de los fondos correspondientes, una vez se haya comprobado en las bases de datos de la Dirección General de Tráfico que el vehículo nuevo ha sido matriculado, o el usado adquirido cambiado de titularidad, y que el vehículo sustituido ha sido dado de baja.

6.- La entidad colaboradora presentará mensualmente a la Consejería de Industria, Energía y Medio Ambiente informe justificativo de las operaciones realizadas por cada agente de venta, los fondos públicos aplicados a cada operación y la documentación justificativa de que reúnen los requisitos exigidos en el citado Plan, así como la justificación de los pagos realizados.

7.- El agente de ventas asegurará que los documentos incorporados al expediente y enviados a la entidad colaboradora a través del sistema de gestión son procedentes y que los datos incluidos en los mismos corresponden fehacientemente al beneficiario final y a los vehículos del expediente.

8. Una vez que el agente de ventas se ha registrado en el sistema y ha suscrito el convenio con la entidad colaboradora, estará obligado a cumplir las obligaciones que se especifiquen en dicho convenio. La entidad colaboradora podrá rescindir el convenio en caso de incumplimiento del mismo por parte del agente de ventas.

9. Cuando la entidad colaboradora detecte que se ha aplicado un 70 por 100 de los fondos públicos referidos en el artículo 3.1, y solo quede un 30 por 100 de los mismos, deberá prorratearse entre cada agente de venta un porcentaje equivalente a los fondos públicos que cada uno ha aplicado hasta la fecha. La entidad colaboradora deberá comunicar a cada agente de venta los fondos que le quedan disponibles para aplicar las ayudas públicas hasta la finalización del Plan, e impedirá, a partir de este momento, el registro de nuevos agentes de ventas.

10. El cálculo del prorrateo del 30% se hará proporcionalmente a los expedientes que cada agente de ventas haya introducido en el sistema de gestión donde están incluidos los que estén pendientes de matriculación del vehículo adquirido nuevo. En este último caso sólo estarán pendientes de registro en el sistema la matrícula del vehículo adquirido, su número de bastidor, la declaración responsable del beneficiario de que el Agente de Ventas le ha aplicado los descuentos correspondientes, el certificado de achatarramiento del vehículo que se va a sustituir y la factura.

11. La acreditación de la matriculación del vehículo deberá presentarse antes del 30 de noviembre de 2010 como condición necesaria para que la entidad colaboradora liquide la subvención a los agentes de ventas.